Za svakog prevodioca i tumača, važna je organizacija. Pogotovo ako za određena dokumenta imate šablone, ili template.

U razgovoru sa kolegama, shvatila sam da svako ima neki sistem koji je prilagodio svojim potrebama. Međutim, kako bih pojednostavila stvari, vodila sam se analogijom koju naši računari koriste za organizaciju fajlova i foldera.

Izvorni tekst, ili dokument za prevod, vjerovatno ćete dobiti putem elektronske pošte, ili ćete na uvid dobiti original. Kada dobijete dokument, skenirajte ga (ili fotografišite, ako niste u kancelariji), kako biste ga mogli sačuvati u svojoj arhivi prevoda.

Arhiva prevoda – struktura foldera

Evo kratkog pregleda kako ja organizujem svoja dokumenta:

Ovo je pregled mojih foldera, pa su zbog toga imena klijenata zamućena.

Glavna podjela je na dva tipa prevoda – one koje ovjeravam kao tumač (Ovjereni prevodi), i one koje ne (Neovjereni prevodi). Stoga su tu odmah dva foldera. Primjetićete da te foldere imam i sa lijeve strane, odnosno njihove prečice u dijelu Favourites, kako bih im brzo mogla pristupiti. U svakom od njih postoji podjela po godinama (2017, 2018, 2019, 2020).

Brojevi, odnosno nazivi fajlova

Princip označavanja prevoda isti je i za ovjerene i neovjerene prevode. Naime, u januaru kreiram novi folder za godinu. Kada sam u januaru 2020. godine dobila prvi prevod, oznacila sam ga kao 100_20 Ime klijenta – Vrsta dokumenta koji se prevodi. Npr. 100_20 Marija Marković – Uvjerenje o neosuđivanosti Ministarstva pravde. Prevod tog dokumenta imaće isti broj i isto ime, samo što ću na kraju naziva dodati MNE ili ENG. Ukoliko skeniram ovjereni prevod za potrebe klijenta, i taj PDF fajl obavezno sačuvam pod istim nazivom, s tim što na kraju dodam napomenu SCANNED CERTIFIED.

Napomena: Druge kolege nekad umjesto ovakvog označavanja brojeva koriste datume. Npr. ako je dokument od klijenta zaprimljen 3. jula 2019, naziv predmeta će početi sa 190703. Naredni datum 190704 će se naći odmah ispod prethodnog, i fajlovi će biti pregledni. Kažu da im taj metod već pruža makar neku dodatnu informaciju, dok im je metod konsekutivnih brojeva beskoristan. Međutim, pošto mi u opisu svakog dokumenta koji sačuvam svakako stoji datum čuvanja, meni je jednostavnije kada mi arhiva počinje od 100 i ide redom dalje (101_20, 102_20…).

Šta ako klijent pošalje više dokumenata?

U slučajevima kada mi isti klijent pošalje više od dva dokumenta za prevod, tada u folderu u koji ta dokumenta smještam (folder Ovjereni prevodi ili Neovjereni prevodi) napravim novi folder sa narednim brojem. Npr. folder 223_20 Kunst Garten doo – Osnivačka dokumenta. Pošto ovaj folder sadrži 4 dokumenta (Statut, Odluku o osnivanju, Rješenje o registraciji, Rješenje o PIB), smatra se da svaki od ovih dokumenata nosi broj 223_20.

Rezervna kopija, iliti backup

Ko se o mlijeko opeče, taj i u jogurt duva. Još 2013. godine, desilo se da je prestao da radi eksterni hard disk na kojem smo čuvali sve video snimke sa događaja u organizaciji u kojoj sam tada radila. Nije bila u pitanju ničija greška u rukovanju, samo prilično uobičajeni kvar. Hard disk smo slali u Beograd kako bismo povratili makar dio materijala, i cio proces nije bio nimalo jeftin.

Elem, sada arhivu svih prevoda čuvam na tri mjesta: na računaru u kancelariji, na D: particiji na kućnom laptopu, i na jednom USB (umjesto USB, uvijek možete kupiti neki eksterni, prenosivi hard disk veće memorije, koji služi isto kao USB). Ispostavilo se da je meni USB od 32GB sasvim dovoljan za višegodišnju arhivu.

Iz mog iskustva, dovoljno je da jednom u dva ili tri mjeseca ažuritate svaku od ovih kopija, odnosno da provjerite da li ste ih dopunili sa svim fajlovima. To lako možete vidjeti ako vam nedostaje neki od rednih brojeva.

Zakonska evidencija izvršenih prevoda

Pošto je svaki tumač u Crnoj Gori zakonom dužan da vodi evidenciju izvršenih prevoda i ovjera prevoda (član 23 Zakona o tumačima), ovakvo vođenje lične arhive uveliko će olakšati mogućnost da na zahtjev Ministarstva pravde tumač dostavi na uvid radi kontrole bilo koji od ranije izvršenih prevoda. Naime pretraga prevoda će biti moguća po datumu čuvanja dokumenta, po nazivu klijenta, ali i po tipu dokumenta čiji je prevod urađen.

Neki od bliskih kolega znaju da kažu da sam „preorganizovana“. Ja više volim da vjerujem da me organizovana arhiva često poštedi stresa ☺